HMS internkontroll: Hvem, hva og hvor

I mitt arbeid med HMS i privat og offentlig sektor, får jeg jevnlig spørsmål når det gjelder HMS internkontroll. Alt fra hvem som faktisk behøver internkontroll og hvem som er ansvarlig for gjennomføring av internkontroll i virksomheten – til hva en internkontroll må inneholde, og ikke minst hvor internkontrollarbeidet skal starte.

I dette blogginnlegget skal vi derfor ta for oss noen av de mest stilte spørsmålene, slik at du kan arbeide hensiktsmessig og ryddig med HMS internkontroll i din virksomhet. Du skal slippe å måtte lure på om du faktisk tilfredsstiller krav til internkontrollarbeidet, og du skal slippe å kaste bort unødig tid på dette arbeidet.

Under HMS kontroller er det også viktig å gjøre en riskovurdering, se hvordan du utfører en her.

Hva er HMS internkontroll?

Internkontroll innen HMS er enkelt og greit bedriften sitt system for å ivareta helse, miljø og sikkerhet (HMS). Vi kan se på internkontroll som en kontinuerlig prosess. Internkontroll er altså ikke noe vi gjør en gang, og så er vi i mål. Vi skal hele tiden drive med systematisk sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten for å ivareta arbeidstakernes ve og vel.

Internkontrollforskriften definerer internkontroll som systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetenes HMS-aktiviteter planlegges, organiseres, utføres, sikres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av HMS-lovgivningen.

Dette er en god beskrivelse, fordi den tydeliggjør hvorfor internkontroll er så viktig – og ikke minst hvorfor internkontroll på alle plan i virksomheten er avgjørende. Vi husker alle ordtaket om at vi ikke er sterkere enn vårt svakeste ledd.

Bildet er hentet fra www.unsplash.no

Vi trenger en egenkontroll for å se at vi er på rett vei. Vi trenger å ha en kvalitetssikring på at virksomheten faktisk har både systemer og rutiner som er velfungerende – og som hjelper virksomheten å holde stø kurs i HMS-arbeidet. Med andre ord: Vi trenger HMS internkontroll.

Er internkontroll pliktig?

Dette er et spørsmål jeg får med jevne mellomrom. Et annet spørsmål som er i samme gate, er spørsmålet om hvem som trenger internkontroll.

Begge spørsmålene er forståelige at blir stilt. Samtidig ville jeg sagt at uavhengig av om internkontroll er pliktig (og du ikke hadde trengt det), så ville jeg gjort internkontroll hvis jeg var deg. Ikke bare vil det gi deg bedre oversikt over virksomheten som helhet, eller kunne hjelpe deg å med å øke omdømmet til virksomheten din. Det vil også kunne hjelpe virksomheten din med å effektivisere driften, fordi dere ikke trenger å bruke tid på å rette opp i feil og mangler etter at skaden er skjedd. I stedet for kan vi ved velfungerende internkontroll være ett skritt foran ulykkene, skadene og de flaue hendelsene.

Men, tilbake til spørsmålene om internkontroll er pliktig og om hvem som trenger internkontroll:

Internkontrollforskriften viser til plikten virksomheten har til internkontroll. Forskriften sier at den som er ansvarlig for virksomheten skal sørge for at det innføres og utøves internkontroll, og at dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter. Videre sier forskriften at arbeidstakerne skal medvirke ved både innføring og utøvelse av internkontroll.

Det finnes noen få områder der internkontrollforskriften ikke er gjeldende. Disse områdene er unntakene, så du kan gå ut fra at det er krav til internkontroll i virksomheten din om dere selger, produserer eller tilbyr varer og/eller tjenester.

For å oppsummere, så er det altså et forskriftskrav at vi skal gjennomføre internkontroll. I neste avsnitt vil du også se noen av fordelene med å bedrive dette arbeidet.

Og fordeler? Det liker vi!

Fordeler med systematisk HMS-arbeid

Det er mange fordeler med systematisk HMS-arbeid. For det første er det et lovkrav at arbeidsgiver skal sørge for at det utføres systematisk HMS-arbeid på alle plan i virksomheten. Dette arbeidet skal som nevnt gjøres i samarbeid med både arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. En av fordelene med å utføre systematisk HMS-arbeid, er jo nettopp at vi ved å utføre dette arbeidet, tilfredsstiller krav til HMS gitt av lov og forskrift.

En annen fordel med systematisk HMS-arbeid er at vi hele tiden vil kunne være i forkant. Vi vil kunne sette inn tiltak der vi ser det er hensiktsmessig, både forebyggende tiltak – men også kompenserende.

Systematisk sikkerhetsarbeid med HMS bidrar rett og slett til at vi vil kunne være føre var. Vi vil kunne fange opp utfordringer før de utvikler seg til å bli et problem, noe som følgelig gir flere gevinster for virksomheten.

For å lage oss et bilde av alle fordelene ved å utføre systematisk sikkerhetsarbeid, kan vi se for oss et termometer.

Bildet er hentet fra www.unsplash.no

Dette termometeret hjelper virksomheten å måle temperaturen på blant annet det fysiske og det psykososiale arbeidsmiljøet. Dette er jo to områder vi er helt avhengig av å ha kontroll på, for å kunne drifte en moderne arbeidsplass som tilfredsstiller de krav både lovgivning og samfunnet vårt stiller.

Dette viser også i korte trekk hvorfor internkontroll er viktig. Hadde vi ikke hatt internkontroll innen HMS, hadde vi heller ikke kunnet kontrollere og kvalitetssikre at virksomheten hadde systemer og rutiner som var velfungerende. Dette ville igjen kunne ført til negative faktorer som unødvendig høye skadetall og sykefravær, samt et redusert omdømme, for å nevne noen.

En risikovurdering av kjemikalier kan også utføres under en internkontroll.

Dokumentasjon av HMS arbeidet

«Det som ikke er dokumentert, det har heller ikke skjedd». Her slenger jeg ut en påstand. Når det gjelder HMS internkontroll, er dokumentasjon av dette arbeidet et lovkrav. Det hjelper lite å si følgende (som jeg har fått høre X antall ganger opp gjennom årene):

• «Jeg har det i hodet, og det tar så lang tid å dokumentere…», eller
• «Det er bedre at jeg utfører internkontrollarbeidet enn at jeg må sitte foran en datamaskin å dokumentere at det faktisk er gjort».

Disse forklaringene har jeg ikke tall på hvor mange ganger jeg har hørt. Og det er forståelig at det blir sagt. Når det å skulle dokumentere blir et omfattende arbeid, er det fort å hoppe over.

Men, det er nå en gang slik at HMS-arbeidet skal dokumenteres skriftlig. Punktum. Da må vi heller se hva vi kan gjøre for faktisk å forenkle dette arbeidet.

For å spare tid, og gjøre arbeidet enkelt, vil det å kunne benytte seg av et brukervennlig HMS-system være avgjørende for at arbeidet faktisk blir gjort.

Under HMS internkontrollen er det viktig å dokumentere nesten ulykker og uhell, se hvordan vi tar en ny tilnærming til en kjent problemstilling.

Hva må en internkontroll innebære?

Selv har jeg alltid hatt § 5 i internkontrollforskriften liggende under tastaturet mitt. Jeg vet det høres litt rart ut, og når jeg sier det på HMS-kursene jeg avholder, så får jeg noen rare blikk fra tid til annen. For å forklare meg til deg, så inneholder denne paragrafen rett og slett en tabell, som tydelig viser hva internkontroll må innebære, og hvilken del av dette arbeidet som skal dokumenteres skriftlig. En grei jukselapp, med andre ord.

Blant annet skal virksomheten kunne dokumentere skriftlig:

• Mål for HMS
• Oversikt over hvordan virksomheten er organisert, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med HMS er fordelt
• At det er gjort en risikovurdering, og hvilke tiltak og planer som skal redusere risikoen basert på vurderingen.
• At virksomheten har iverksatt rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge feil og mangler i forhold til HMS-lovgivningen
• At virksomheten foretar systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen.

Hvem er ansvarlig for gjennomføringen av HMS-arbeidet?

Det er arbeidsgiver som er ansvarlig for at det utføres systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten. Det må presiseres at dette arbeidet ikke er noe arbeidsgiver skal gjøre alene, selv om ansvaret for at det faktisk blir gjort ligger hos han (eller henne). Både arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal samarbeide med arbeidsgiver i dette arbeidet.

Bildet er hentet fra Einang safety og har navnet «Samarbeid i HMS-arbeidet»

Se 5 praktiske steg som hjeper deg å endre sikkerhetskulturen for din HMS internkontroll

Hva om vi ikke har tid til internkontroll og systematisk HMS-arbeid?

Både gjennom min gamle jobb som tilsynspersonell i brannvesenet, og nå som jeg møter ledere som trenger bistand i HMS-arbeidet, hører jeg disse fire ordene ganske ofte:

Tiden strekker ikke til.

 Det er så mange oppgaver som skal gjøres, så mange møter som skal gjennomføres – og så mange krav som skal tilfredsstilles, at arbeidet med HMS blir en liten hemsko. Det blir rett og slett et ork. Det er også derfor så mange virksomheter ikke får dokumentert det de faktisk gjør (som beskrevet lenger oppe i innlegget). Det blir rett og slett ikke tid.

Ofte er det bare små justeringer som skal til, som for eksempel å ha et enkelt HMS-system for å registrere data og for å innhente informasjon. Altså små grep, som kan gi stor gevinst.

Heldigvis har vi noen utenfra også som vil kunne kontrollere at HMS-regelverket blir overholdt: nemlig tilsynsmyndighetene. En slik kontroll kan gjøres på ulike måter. Både stikkprøver og tilsynsbesøk er framgangsmåter som vil kunne bli benyttet i dette arbeidet.

Viser kontrollen til tilsynsmyndighetene at HMS-regelverket ikke blir fulgt, vil myndighetene kunne gi pålegg om å rette opp forholdet innen en gitt frist. Om virksomheten likevel ikke tar grep, kan virksomheten blant annet få dagbøter fram til pålegget er oppfylt.

Og husk det; det er ikke verken dagbøter eller «trusler» om tilsyn som skal være gulroten for å sette av tid og ressurser til HMS internkontroll. Derimot bør ord som godt omdømme, et solid arbeidsmiljø – og trygg arbeidsplass være noe å hige etter!